KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA POLİTİKA
- POLİTİKANIN AMAÇ VE KAPSAMI
07.04.2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa (“KVKK”) ve ilgili yasal düzenlemelere uyum sağlanması amacıyla, Şirketimizce benimsenen ve uygulanacak olan usul ve esaslar işbu Politika ile düzenlenmiştir.
Şirketimiz nezdinde işlenen kişisel veriler ile ilgili; işlenen kişisel veriler, kişisel verilerin işlenmesi ilkeleri, kişisel veri işleme amaç ve şartları, veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi, kişisel verilerin aktarımı, kişisel verilerin imhası ve ilgili kişinin haklarına dair uygulama ve esaslar aşağıda bildirilmektedir.
Er Başar Örme Kumaşçılık İplik Tekstil Konfeksiyon San. ve Tic. Ltd. Şti. (Bundan sonra “Şirket” olarak anılacaktır.), KVKK ve ilgili diğer düzenlemelere uyum sağlanması ve kişisel verilerin Kanuna ve diğer düzenlemelere uygun olarak işlenmesi, kullanılması, imhası, aktarımı ve sair hususlarda bu Politika’da belirlenen prosedür ve süreçlere uygun şekilde davranacaktır.
II. TANIMLAR
Kişisel Veri: |
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
Kişisel Verilerin İşlenmesi: |
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
Kişisel Veri Sahibi: |
Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
Özel Nitelikli Kişisel Veri: |
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. |
Veri İşleyen: |
Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi. |
Veri Sorumlusu: |
Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi. |
Açık Rıza: |
Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
Anonim Hale Getirme: |
Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
|
- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ İLKELERİ
Şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin usul ve esasları düzenleyen, KVKK’nın 4. maddesi uyarınca aşağıda sayılan ilke ve esaslar çerçevesinde kişisel veri işleme faaliyetlerini gerçekleştirmektedir.
- Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygunluk
Şirketimiz, kişisel verilerinizi, KVKK ve yapılan iş gereği uyulması zorunlu olan diğer kanun ve düzenlemelere uygun olarak işlemektedir.
- Doğru ve Güncel Olma
Şirketimizin, veri sahibi tarafından sağlanan kişisel verilerin izinsiz ve gerçeğe aykırı olarak değiştirilmemesi ve işlenen veriler ile ilgili bir değişiklik olduğunda veri sahibi tarafından talep edilmesi halinde, kişisel verinin güncellenmesi için gerekli işlemleri yerine getirmekte, teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
- Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşlenme
Şirketimiz tarafından işlenen kişisel verileriniz, size bildirilen işleme amacına uygun olarak ve bildirilen çerçevede işlenmektedir.
- İşleme Amacıyla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Şirketimiz faaliyetleriyle örtüşmeyen, Şirket faaliyetleri çerçevesinde gerek duyulmayan ve işleme amacını aşacak nitelikteki kişisel verileri işlememektedir.
- İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilme
KVKK, ilgili diğer kanunlar ve düzenlemeler çerçevesinde işlenen verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlenen kişisel verinin niteliği gereği saklanması gereken süreler kadar muhafaza edilmektedir.
- KİŞİSEL VERİ İŞLEME ŞARTLARI VE İSTİSNAİ HALLER
- Şirket faaliyetleri çerçevesinde işlenecek genel nitelikli kişisel veriler;
Veri sahibinin açık rızasının alınması şartıyla veya
Kanunlarda açıkça öngörülmüş olan,
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olan,
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesi gerekli olan
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olan
İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olan,
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlenmesi zorunlu olan,
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesi zorunlu olan hallerden biri mevcut ise veri sahibinin açık rızası alınmaksızın işlenebilir.
- Şirket faaliyetleri çerçevesinde işlenecek özel nitelikli kişisel veriler;
Veri sahibinin açık sızası alınmadığı takdirde işlenmeyecek,
Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler hariç olacak şekilde, kanunlarda öngörülen hallerde veri sahibinin açık rızası alınmaksızın işlenebilecek,
Sağlığa ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler (işyeri hekimi) tarafından ilgilinin açık rızası alınmadan işlenebilecektir. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesiyle ilgili detaylı bilgi Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması Ve İşlenmesi Hakkında Politikamızda bulunmaktadır.
KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ
Kişisel verileriniz, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir. Kişisel veriler, Şirket tarafından aşağıda yer verilen amaçlar doğrultusunda ve 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları kapsamında 4857 sayılı İş Kanunu, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 5651 sayılı Kanun ve diğer mevzuat hükümleri gereğince KVKK’nın 4. Maddesinde sayılan Genel ilkelere uygun olarak işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.
Kişisel verileriniz, işbu politikada belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere; ilgili tüm kanun ve sair yasal mevzuatta yer alan veri işleme ve zamanaşımı sürelerine riayet edilerek ve Firma uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre ile sınırlı olarak işlenmekte, sürelerin dolması ardından ise silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
VI. KİŞİSEL VERİ TASNİFİ
Şirketimiz tarafından işbu politikada yer vermiş olduğumuz Şirket faaliyetlerinin devamı ve yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacıyla, şirket çalışanlarının, müşterilerimizin ve tedarikçilerimizin kişisel verileri işlenmektedir.
- Çalışanlara Ait Kişisel Veriler
Kimlik Bilgisi |
Nüfus cüzdanınızda yazılı bulunan; isim, soyadı, anne adı, baba adı, kimlik numarası, doğum yeri, doğum tarihi, medeni hal |
İletişim Bilgisi |
Telefonu numarası, e-posta adresi |
Özlük Bilgisi |
|
Sağlık Bilgisi |
|
Banka Hesap Bilgisi |
|
Fiziksel Mekan Güvenliği |
|
Hukuki İşlem |
|
- Müşteri ve Tedarikçilerimize Ait Kişisel Veriler
Kimlik bilgisi (isim, soyadı, imza)
İletişim bilgisi (adres, telefonu numarası, eposta),
Banka hesap bilgisi
- Ziyaretçilere Ait Kişisel Veriler
Fiziksel Mekan Güvenliği (Kamera kaydı)
IP adresi bilgileri, internet sayfası erişim logları,cihaz mac adresi
- Çerez (cookie) Kullanımı
Çerezler, tarayıcınız vasıtasıyla internet sunucusu tarafından bilgisayarınıza yüklenen küçük veri dosyalarını ifade etmektedir. Çerezler sayesinde internet sitesi tercihleriniz hatırlanabilir, oturumunuzun açık tutulması sağlanabilir ya da size ilgilendiğiniz içerik sunulabilir. İnternet sitemizde kullanıcılarının ziyaret deneyimlerini iyileştirmek ve hizmet kalitesini artırmak amacıyla çerez vb. teknolojiler kullanmaktadır. Çerezler hakkında detaylı bilgi “Çerez Politikamızda” bulunmaktadır.
VII. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
Er Başar Örme Kumaşçılık İplik Tekstil Konfeksiyon San. ve Tic. Ltd. Şti. olarak şirket faaliyetleri çerçevesinde işlediğimiz kişisel verilerin KVKK ve ilgili mevzuata uygun olarak muhafaza edilmesi güvenliğinin sağlanması için gerekli görülen teknik ve idari tedbirleri, gerekli teknolojik alt yapı çerçevesinde yerine getiriyor; bu doğrultuda veri ihlali, yetkisiz erişim, veri kaybı, verilerin izinsiz değiştirilmesi ve sair tehditlere karşı önlem alarak gerekli denetimleri gerçekleştiriyoruz.
Bu kapsamda, mevcut risk ve tehditleri tespit ediyor, çalışanlarımızı eğiterek farkındalık çalışmaları gerçekleştiriyor, kişisel veri güvenliğine ilişkin politika ve prosedürleri belirliyor, kişisel veri minimizasyonunu sağlıyor, veri işleyenler ile gerekli gizlilik sözleşmelerini oluşturuyor; siber güvenliğin sağlanması amacıyla güvenlik duvarı ve güncel anti-virüs programları kullanıyor, mevcut yazılım ve donanımlarımızı yapılandırıyor, yazılım güncellemelerini ve denetimlerini gerçekleştiriyor; kişisel veri içeren fiziki ve elektronik ortamların güvenliğini sağlıyor, kullanıcı hesap yönetimi ve şifreleme yöntemleriyle veri güvenliğinizin yetkisiz kişilerce ihlal edilmesini önlemek adına gerekli tedbirleri alıyoruz.
VIII. KİŞİSEL VERİ İŞLEME AMAÇLARI
Kişisel verileriniz, şirket faaliyetlerinin ve kanundan doğan yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amaçlarıyla ve bunlarla sınırlı olarak işlenmektedir.
Bu doğrultuda,
Müşteri ve Tedarikçilerimize Ait Kişisel Veriler Bakımından
- Sözleşmelerin kurulması ve ifası
- Tedarikçi ve müşterilerimiz ile hukuki ve mali süreçlerin yürütülmesi
- Muhasebe ve finans hizmetlerine dair faaliyetlerin ifası
- Tedarik zinciri ve satın alma yönetimi çerçevesindeki çalışmalar,
- Ürün satış ve teslim süreçlerinin yerine getirilmesi,
- İletişim faaliyetleri, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi
- Hukuki ve ticari güvenliğin sağlanması,
- Yargı organlarının ve/veya idari makamların istediği bilgi ve belge taleplerinin yerine getirilmesi,
- Görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca yapılacak denetleme ve/veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ve yasal düzenlemelerin gerektirdiği hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
amaçlarıyla kişisel veriler işlenmektedir.
Çalışanlara Ait Kişisel Veriler Bakımından
- Özlük dosyasının oluşturulması ve saklanması,
- İnsan kaynakları süreç ve politikalarının yürütülmesi
- Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi
- Maaş ödemeleri, sigorta ödemeleri ve bunlara ilişkin vergi yükümlülüklerinin yerine getirilmesi
- İletişim faaliyetleri, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Yargı organlarının ve/veya idari makamların istediği bilgi ve belge taleplerinin yerine getirilmesi,
- Tüm çalışanların eğitilmesi ve geliştirilmesi,
- Risk yönetimi ve kalite geliştirme aktivitelerinin yerine getirilmesi,
- Can ve mal güvenlikleri ile iş sağlığı güvenliklerinin temini,
- Görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca yapılacak denetleme ve/veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ve yasal düzenlemelerin gerektirdiği hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla kişisel veriler işlenmektedir.
Ziyaretçilere Ait Kişisel Veriler Bakımından
- Fiziksel mekan güvenliğinin sağlanması
- Can ve mal güvenlikleri ile iş sağlığı güvenliklerinin temini
- Siber güvenlik ve bilgi güvenliği süreçlerinin yönetimi
I X. KİŞİSEL VERİLERİN YURT İÇİNDE AKTARIMI
Kişisel veriler, KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınması sağlanarak;
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına ve ilgili mevzuat hükümlerinin izin verdiği kişi/kurum veya kuruluşlara
- Hukuki işlerin takibi amacıyla avukatlar veya avukatlık ortaklıklarına
- Finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi amacıyla mali müşavir, muhasebeci ve bankalara aktarılabilecektir.
Toplanan kişisel veriler yurt dışına aktarılmamaktadır.
X. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI
Şirketimizin faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, işlenme amacı çerçevesinde ve bu amacı sağlamak için gerekli olan süreler boyunca ve ilgili mevzuat çerçevesinde öngörülen saklama süresince saklanır.
İşlevini yitiren, saklama süresi dolan, mevzuat çerçevesinde mümkün olması halinde veri sahibince imha edilmesi istenen veriler, KVKK madde 7’de sayılan kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi yöntemlerinden uygun olanı kullanılarak imha edilir. Kişisel verilerin imhasıyla ilgili detaylı bilgi Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikamızda bulunmaktadır.
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
XI. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI
Şirketimizin faaliyetleri kapsamında işlenen kişisel veriler ile ilgili olarak veri sahibi, KVVK’nın 11. maddesinde sayılı hakları çerçevesinde, Şirketimize başvurarak;
a) Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
d) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
e) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
f) KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
g) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
h) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
i) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler yukarıda belirtilen haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Er Başar Örme Kumaşçılık İplik Tekstil Konfeksiyon San. ve Tic. Ltd. Şti.’ne ücretsiz olarak iletebileceklerdir.
İlgili kişi, KVKK kapsamındaki haklarına ilişkin taleplerini usulüne uygun bir dilekçe hazırlayarak bizzat elden veya iadeli taahhütlü posta aracılığı ile Akçeşme Mah. Değirmen Cad. No: 16A Merkezefendi/Denizli adresine iletebilir.
Yukarıda sayılan başvurunun geçerli bir başvuru olarak kabul edilebilmesi için, Veri Sorumlusuna Başvuru Usulleri Hakkında Tebliğ uyarınca başvuruda, ilgili kişinin;
a) Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
d) Talep konusu,
bilgilerini belirtmesi zorunludur. Aksi halde başvuru geçerli bir başvuru olarak değerlendirilmeyecektir.
XII. KAPANIŞ HÜKÜMLERİ
Yukarıda yer alan hakların kullanılması ve yukarıda yer alan hususlarda Şirketimize bir başvuru yapılması halinde, başvuruda yer alan talepler, talebin niteliğine göre en geç otuz (30) iş günü içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin Şirket için ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücretin talep edilmesi söz konusu olabilecektir.
ER BAŞAR ÖRME KUMAŞ. İPLİK TEKS. KONF. SAN. TİC. LTD. ŞTİ.
Adres: Akçeşme Mah. Değirmen Cad. No: 16A Merkezefendi/Denizli
Telefon: (0258) 372 23 05